+2 commerce/Unit 1 Management Process/csra:

 

12th Commerce Book Back Answers:

Unit 1 Management Process:

12th Commerce /Principles of Management/ Textbook Exercise Questions and Answers:

I. Choose the Correct Answer

Question 1.
Management is what a _______ does?
(a) Manager
(b) Subordinate
(c) Supervisor
(d) Superior
Answer:
(a) Manager

 Question 2.
Management is an _______
(a) Art
(b) Science
(c) Art and Science
(d) Art or Science
Answer:
(c) Art and Science.

 Question 3.
Scientific management is developed by _______
(a) Fayol
(b) Taylor
(c) Mayo
(d) jacob
Answer:
(b) Taylor

 Question 4.
Dividing the work into small tasks is known as _______
(a) Discipline
(b) Unity
(c) Division of work
(d) Equity
Answer:
(c) Division of work.

Question 5.
With a wider span, there will be _______ hierarchical levels..
(a) More
(b) Less
(c) Multiple
(d) Additional
Answer:
(b) Less

II. Very Short Answer Questions:

 Question 1.
What is Management?
Answer:
“Management” is a distinct ongoing process of allocating inputs of and organization [Human and Economic resources] by typical managerial functions [Planning, organizing, Directing and Controlling] for the purpose of achieving stated objectives [Output of goods and Services] desired by its customer.

*மேலாண்மை ”என்பது அதன் வாடிக்கையாளர் விரும்பும் கூறப்பட்ட குறிக்கோள்களை [பொருட்கள் மற்றும் சேவைகளின் வெளியீடு] அடைவதற்கான நோக்கத்திற்காக வழக்கமான நிர்வாக செயல்பாடுகளால் [திட்டமிடல், ஒழுங்கமைத்தல், இயக்குதல் மற்றும் கட்டுப்படுத்துதல்] உள்ளீடுகள் மற்றும் அமைப்பு [மனித மற்றும் பொருளாதார வளங்களை] ஒதுக்கீடு செய்வதற்கான ஒரு தனித்துவமான செயல்முறையாகும். .

 Question 2.
List out the management tools.
Answer:
Tools of management have been developed such as, accounting, business law, psychology, statistics, econometrics, data processing, etc.

*கணக்கியல், வணிகச் சட்டம், உளவியல், புள்ளிவிவரங்கள், சுற்றுச்சூழல் அளவீடுகள், தரவு செயலாக்கம் போன்ற நிர்வாக கருவிகள் உருவாக்கப்பட்டுள்ளன.

Question 3.
Who is a manager?
Answer:
“Manager” is a person who is responsible for Planning, Organising, Directing and Controlling the efforts of others [staff] and the organisation.

*“மேலாளர்” என்பது மற்றவர்களின் [ஊழியர்கள்] மற்றும் அமைப்பின் முயற்சிகளைத் திட்டமிடுதல், ஒழுங்கமைத்தல், இயக்குதல் மற்றும் கட்டுப்படுத்துதல் ஆகியவற்றுக்கு பொறுப்பான ஒரு நபர்.

 Question 4.

State the meaning of Authority.
Answer:
Authority means the right of a superior to give the order to his subordinates. This is the issue of commands followed responsibility for their consequences.

*அதிகாரம் என்றால் ஒரு மேலதிகாரிக்கு தனது கீழ்படிந்தவர்களுக்கு உத்தரவு வழங்குவதற்கான உரிமை. கட்டளைகளின் பிரச்சினை அவற்றின் விளைவுகளுக்குப் பொறுப்பாகும்

 Question 5.
What do you mean by Span of management?
Answer:

• Can a superior effectively manage, supervise and control how many subordinates.
• it is known as “Span of control” or “Span of Management”

*ஒரு மேலதிகாரி எத்தனை துணை அதிகாரிகளை திறம்பட நிர்வகிக்கவும், மேற்பார்வையிடவும் கட்டுப்படுத்தவும் முடியும்.

இது "கட்டுப்பாட்டு இடைவெளி" அல்லது "மேலாண்மை இடைவெளி" என்று அழைக்கப்படுகிறது

III. Short Answer Questions:

 Question 1.
Define the term management.
Answer:
“To manage is to forecast, to plan, to organise, to command, to co-ordinate and to control.” -Henry Fayol. It attempts to describe management in terms of what a manager does, and not what management is.

*"நிர்வகிப்பது என்பது முன்னறிவித்தல், திட்டமிடுதல், ஒழுங்கமைத்தல், கட்டளையிடுதல், ஒருங்கிணைத்தல் மற்றும் கட்டுப்படுத்துதல்." -ஹென்ரி ஃபயோல். இது ஒரு மேலாளர் என்ன செய்கிறார் என்பதன் அடிப்படையில் நிர்வாகத்தை விவரிக்க முயற்சிக்கிறது, ஆனால் மேலாண்மை என்ன என்பதல்ல.

Question 2.
Is management an Art or Science?
Answer:

• Management is both Art and Science.
• Management is neither a science nor an Art. But it is a combination of both.
• It is a science because it contains principles.
• It is an art, it requires certain personal skills to achieve the desired objective.

*மேலாண்மை கலை மற்றும் அறிவியல் இரண்டுமே ஆகும்.

மேலாண்மை என்பது ஒரு அறிவியல் அல்லது கலை அல்ல. ஆனால் அது இரண்டின் கலவையாகும்.

இது ஒரு விஞ்ஞானம், ஏனெனில் அதில் கொள்கைகள் உள்ளன.

இது ஒரு கலை, விரும்பிய குறிக்கோளை அடைய சில தனிப்பட்ட திறன்கள் தேவை.

Question 3.
Differentiate Management from Administration.
Answer:

Basis for Comparison	Management	Administration
Meaning	An organised way of managing people and things of a business organisation is called the management.	The process of administrating an organisation by a group of people is known as the administration.
Authority	Middle and lower level.	Top level
Role	Executive	Decisive
Concerned with	Policy Implementation.	Policy formulation.
Area of operation	It works under administration.	It has .full control over the activities of the organisation.
Applicable for	Profit making organisations, i.e. business organisations.	Government offices, military clubs,business enterprises, hospitals, religious and educational organisations.

 Question 4.
What are the principles of Taylor?
Answer:
Principles of scientific management propounded by Taylor are:

1. Science, Not Rule of Thumb
2. Harmony, Not Discord
3. Mental Revolution
4. Cooperation, Not individualism
5. Development of each and every person to his or her greatest efficiency and prosperity.

 *அறிவியல், கட்டைவிரல் விதி அல்ல

நல்லிணக்கம், முரண்பாடு அல்ல

மன புரட்சி

ஒத்துழைப்பு, தனித்துவம் அல்ல

ஒவ்வொரு நபரின் வளர்ச்சியும் அவரின் மிகப் பெரிய செயல்திறன் மற்றும் செழிப்புக்கு வளர்ச்சி.

Question 5.
What determines the span of management?
Answer:
Span of Management has two implications:

1. Influences the complexities of the individual Manager s job.
2. Determine the shape or configuration of the Organisation.

It has two horizontal levels of span of management.

1. Wider span
2. Narrow span

Wider – Span – Less hierarchical levels – more subordinates – Less expensive.
Narrow – Span – more hierarchical levels – less subordinates – more expensive.

*மேலாண்மை இடைவெளி இரண்டு தாக்கங்களைக் கொண்டுள்ளது:

தனிப்பட்ட மேலாளரின் வேலையின் சிக்கல்களை பாதிக்கிறது.

அமைப்பின் வடிவம் அல்லது உள்ளமைவைத் தீர்மானித்தல்.

இது நிர்வாகத்தின் இரண்டு கிடைமட்ட நிலைகளைக் கொண்டுள்ளது.

பரந்த இடைவெளி

குறுகிய இடைவெளி

பரந்த - இடைவெளி - குறைந்த படிநிலை நிலைகள் - அதிக துணை - குறைந்த விலை.

குறுகிய - இடைவெளி - அதிக படிநிலை நிலைகள் - குறைவான துணை - அதிக விலை.

IV. Long Answer Questions:

 Question 1.
Write about the contribution of Drucker to management.
Answer:
“Management is a multipurpose organ that manages a business and manages manager, and manages worker and work.”— Peter F. Drucker: The Practice of Management.
Drucker stresses three jobs of management:

1. Managing a business;
2. Managing manager; and
3. Managing workers and work.

Even if one is omitted, It would not have management anymore and it also would not have a business enterprise or an industrial society. According to P. Drucker, the manager has” to balance and integrate three major jobs of a business enterprise as mentioned above.

Hence, a manager is a dynamic and life-giving element in every business. Without efficient management it cannot be possible to secure the best allocation and utilisation of human, ‘ material and financial resources.

 Question 2.
Explain the management process in detail.
Answer:
1. Body of Knowledge:
Management lias now developed into a specialized body of management theory and philosophy. Management literature is growing in all countries.

2. Management Tools:
Tools of management have been developed such as accounting, business law, psychology; statistics, econometrics, data processing, etc.

3. Separate Discipline:
Management studies in many universities and institutions of higher learning are recognized as

4. Specialisation:
There is a growing tendency to select and appoint highly qualified, Lraincd, and experienced persons to manage the business in each functional area of management.

5. Code of Conduct:
Enlightened businessmen have recognized that business management is a social institution and it has social responsibilities to be fulfilled towards customers, employees, and the public or

6. Professional Association:
The business Management Associations in many countries promote the spread of knowledge in all management areas and build up the bright public Image of the managerial profession.

*மேலாண்மை செயல்முறையை விரிவாக விளக்குங்கள்.

பதில்:

1. அறிவின் உடல்:

மேலாண்மை லியாஸ் இப்போது மேலாண்மை கோட்பாடு மற்றும் தத்துவத்தின் ஒரு சிறப்பு அமைப்பாக உருவாக்கப்பட்டது. மேலாண்மை இலக்கியம் எல்லா நாடுகளிலும் வளர்ந்து வருகிறது.

2. மேலாண்மை கருவிகள்:

கணக்கியல், வணிகச் சட்டம், உளவியல் போன்ற நிர்வாகத்தின் கருவிகள் உருவாக்கப்பட்டுள்ளன; புள்ளிவிவரங்கள், சுற்றுச்சூழல் அளவீடுகள், தரவு செயலாக்கம் போன்றவை.

3. தனி ஒழுக்கம்:

பல பல்கலைக்கழகங்கள் மற்றும் உயர் கல்வி நிறுவனங்களில் மேலாண்மை ஆய்வுகள் அங்கீகரிக்கப்பட்டுள்ளன

4. சிறப்பு:

நிர்வாகத்தின் ஒவ்வொரு செயல்பாட்டுப் பகுதியிலும் வணிகத்தை நிர்வகிக்க அதிக தகுதி வாய்ந்த, லிரேன்க்ட் மற்றும் அனுபவம் வாய்ந்த நபர்களைத் தேர்ந்தெடுத்து நியமிக்கும் போக்கு அதிகரித்து வருகிறது.

5. நடத்தை விதி:

வணிக மேலாண்மை என்பது ஒரு சமூக நிறுவனம் என்பதை அறிவொளி பெற்ற வணிகர்கள் அங்கீகரித்துள்ளனர், மேலும் வாடிக்கையாளர்கள், ஊழியர்கள் மற்றும் பொதுமக்கள் மீது சமூக பொறுப்புக்கள் நிறைவேற்றப்பட வேண்டும் அல்லது

6. நிபுணத்துவ சங்கம்:

பல நாடுகளில் உள்ள வணிக மேலாண்மை சங்கங்கள் அனைத்து மேலாண்மை பகுதிகளிலும் அறிவைப் பரப்புவதை ஊக்குவிக்கின்றன மற்றும் நிர்வாகத் தொழிலின் பிரகாசமான பொது உருவத்தை உருவாக்குகின்றன.

 Question 3.
Describe the principles of scientific management.
Answer:
Principles of scientific management propounded by Taylor are:
(i) Science, Not Rule of Thumb: Rule of Thumb means decisions taken by manager as per their personal judgments. According to Taylor, even a small production activity like loading iron sheets into box cars can be scientifically planned. This will help in saving time as well as human energy. Decisions should be based on scientific enquiry with cause and effect relationships.

(ii) Harmony, Not Discord: Taylor emphasized that there should be complete harmony between the workers and the management since if there is any conflict between the two, it will not be beneficial either for the workers or the management. Both the management and the workers should realize the importance of each other.

(iii) Mental Revolution: The technique of Mental Revolution involves a change in the attitude ‘ of workers and management towards each other. Both should realize the importance of each
other and should work with full cooperation. Management as well as the workers should aim to .increase the profits of the organisation.

(iv) Cooperation, Not Individualism: This principle is an extension of principle of ‘Harmony, ‘ . not discord’ and lays stress on mutual cooperation between workers and the management. Cooperation, mutual confidence, sense of goodwill should prevail among both, managers as well as workers. The intention is to replace internal competition with cooperation. Both ‘Management’ and ‘Workers’ should realize the importance of each other.

(v) Development of each and every person to his or her greatest efficiency and prosperity: Efficiency of any organisation also depends on the skills and capabilities of its employees to a great extent. Thus, providing training to the workers was considered essential in order to learn the best method developed through the use of scientific approach.

Question 4.
Explain the principles of modern management.
Answer:
Division of Work:

• The whole work divided into small tasks.
• It is known as Departmentation.
• The specialization of the workforce according to the skills of a person.
• Specialization leads to an increase in the efficiency of labour.
• Thus productivity increased.

Authority and Responsibility:

• Authority means the right of a superior given to the subordinate to get work from him.
• Responsibility means an obligation for performance.

Discipline:

• It is obedience, proper conduct, in relation to others, respect of authority, etc.
• It is essential for the smooth functioning of all organisations.

Unity of Command:

• One Employee should have only one Boss.
• Each employee should receive orders from one superior.
• If an employee receives orders from more than one superior, it leads to confusion and conflict.

Scalar chain [Line of Authority]:

• The line of Authority must flow downwards from the Highest Executive to lower-level workers. [Top to Bottom]
• It is also known as the “Chain of Command”.

Remuneration:

• Workers must be paid sufficiently.
• It is the chief motivation of employees.
• It influences greater productivity.
• Remuneration should be fair, reasonable, and rewarding of effort.

Unity of Direction:

• All related activities should be put under one group.
• There should be one plan of action for them.
• They should be under the control of one Manger.

Question 5.
Discuss the implications of the span of management.
Answer:
The Span of Management has two implications:

1. Influences the complexities of the individual manager’s job.
2. Determine the shape or configuration of the Organization.

The span of management is related to the horizontal levels of the organization structure. There is a wide and a narrow span of management. With the wider span, there will be less hierarchical levels, and thus, the organizational structure would be flatter. Whereas, with the narrow span, the hierarchical levels increases, hence the organizational structure would be tall.

1. Both these organizational structures have their advantages and the disadvantages. But however the tall organizational structure imposes more challenges.
2. Since the span is narrow, which means less number of subordinates under one superior, requires more managers to be employed in the organization. Thus, it would be very expensive in terms of the salaries to be paid to each senior.
3. With more levels in the hierarchy, the communication suffers drastically. It takes a lot of time to reach the appropriate points, and hence the actions get delayed.
4. Lack of coordination and control because the operating staff is far. away from the top management.

*****************************

 12th Commerce/ Functions of Management/ Textbook Exercise Questions and Answers:

I. Choose the Correct Answer:

Question 1.
Which is the primary function of management?
(a) Innovating
(b) Controlling
(c) Planning
(d) Decision-making
Answer:
(c) Planning

Question 2.
Which of the following is not a main function?
(a) Decision-making
(b) Planning
(c) Organising
(d) staffing
Answer:
(a) Decision-making.

Question 3.
Distribution of work in groupwise or sectionwise is called as ________
(a) Co-ordinating
(b) Controlling
(c) Staffing
(d) Organising
Answer:
(d) Organising

Question 4.
Which of the following is verification function?
(a) Planning
(b) Organising
(c) Staffing
(d) Controlling
Answers:
(d) Controlling.

II. Very Short Answer Questions:

Question 1.
Write a short note about Planning.
Answer:

• “Thinking before doing” or “Look Before you Leap” are the traditional proverbs which provide a basis or logic for planning.
• Planning is the primary function of management.
• Nothing can be performed without planning.

*“செய்வதற்கு முன் சிந்தித்தல்” அல்லது “நீங்கள் பாய்ச்சுவதற்கு முன் பாருங்கள்” என்பது பாரம்பரிய பழமொழிகளாகும், அவை திட்டமிடலுக்கான அடிப்படை அல்லது தர்க்கத்தை வழங்கும்.

திட்டமிடல் என்பது நிர்வாகத்தின் முதன்மை செயல்பாடு.

திட்டமிடாமல் எதுவும் செய்ய முடியாது.

Question 2.
What is meant by Motivation?
Answer:
The goals are achieved with the help of motivation. Motivation includes increasing the speed of performance of a work and developing a willingness on the part of workers. This is done by a resourceful leader.

*உந்துதலின் உதவியுடன் இலக்குகள் அடையப்படுகின்றன. உந்துதல் என்பது ஒரு வேலையின் செயல்திறனின் வேகத்தை அதிகரிப்பது மற்றும் தொழிலாளர்களின் தரப்பில் விருப்பத்தை வளர்ப்பது ஆகியவை அடங்கும். இது ஒரு வளமான தலைவரால் செய்யப்படுகிறது.

Question 3.
What is meant by Controlling?
Answer:

• Controlling is performed to evaluate the performance of employees and deciding increments and promotion decisions.
• It helps to identify under performers and arranging remedial training for them.
• It Compares the actual performance with predetermined standards.

*ஊழியர்களின் செயல்திறனை மதிப்பிடுவதற்கும், அதிகரிப்புகள் மற்றும் பதவி உயர்வு முடிவுகளை தீர்மானிப்பதற்கும் கட்டுப்பாடு செய்யப்படுகிறது.

இது நடிகர்களின் கீழ் அடையாளம் காணவும் அவர்களுக்கு தீர்வு பயிற்சி ஏற்பாடு செய்யவும் உதவுகிறது.

இது உண்மையான செயல்திறனை முன்னரே தீர்மானிக்கப்பட்ட தரங்களுடன் ஒப்பிடுகிறது.

Question 4.
How do you coordinate your classroom with peace?
Answer:
All the activities are divided into GroupWise or sections under the organizing function. Now, such grouped activities are co-ordinated towards the accomplishment of objectives of a classroom. With the function of co-ordination, the classroom must be peaceful and calm.

*அனைத்து நடவடிக்கைகளும் குரூப்வைஸ் அல்லது ஒழுங்கமைக்கும் செயல்பாட்டின் கீழ் பிரிவுகளாக பிரிக்கப்படுகின்றன. இப்போது, ​​இத்தகைய குழு நடவடிக்கைகள் ஒரு வகுப்பறையின் குறிக்கோள்களை நிறைவேற்றுவதற்காக ஒருங்கிணைக்கப்படுகின்றன. ஒருங்கிணைப்பின் செயல்பாட்டுடன், வகுப்பறை அமைதியாகவும் அமைதியாகவும் இருக்க வேண்டும்.

Question 5.
What is meant by Innovation?
Answer:
Innovation refers to the preparation of personnel and organization to face the changes made in the business world. Continuous changes are being made in the business. Innovation includes developing new material, new products, new techniques in production, new package, new design of a product and cost reduction.

*புதுமை என்பது வணிக உலகில் செய்யப்பட்ட மாற்றங்களை எதிர்கொள்ள பணியாளர்கள் மற்றும் அமைப்பைத் தயாரிப்பதைக் குறிக்கிறது. வணிகத்தில் தொடர்ச்சியான மாற்றங்கள் செய்யப்படுகின்றன. புதுமை என்பது புதிய பொருள், புதிய தயாரிப்புகள், உற்பத்தியில் புதிய நுட்பங்கள், புதிய தொகுப்பு, ஒரு பொருளின் புதிய வடிவமைப்பு மற்றும் செலவுக் குறைப்பு ஆகியவற்றை உள்ளடக்கியது.

III. Short Answer Questions:

Question 1.
List out the main functions of management.
Answer:
The main functions of management are listed below:

1. Planning
2. Organizing
3. Staffing
4. Directing
5. Motivating
6. Controlling and
7. Co-ordination

*நிர்வாகத்தின் முக்கிய செயல்பாடுகள் கீழே பட்டியலிடப்பட்டுள்ளன:

திட்டமிடல்

ஏற்பாடு

பணியாளர்கள்

இயக்குதல்

உந்துதல்

கட்டுப்படுத்துதல் மற்றும்

ஒருங்கிணைப்பு

Question 2.
State the importance of staffing.
Answer:

• Staffing comprises the activities of selection and placement of competent personnel.
• It refers to the selection right persons in the right jobs.
• The success of any enterprise depends upon the successful performance of the staffing function.

*பணியாளர்கள் திறமையான பணியாளர்களை தேர்வு செய்தல் மற்றும் பணியமர்த்தல் ஆகியவற்றின் செயல்பாடுகளை உள்ளடக்கியது.

இது சரியான வேலைகளில் சரியான நபர்களைத் தேர்ந்தெடுப்பதைக் குறிக்கிறது.

எந்தவொரு நிறுவனத்தின் வெற்றியும் பணியாளர் செயல்பாட்டின் வெற்றிகரமான செயல்திறனைப் பொறுத்தது.

Question 3.
Bring out the subsidiary functions of management.
Answer:

1. Innovation
2. Representation
3. Decision-making
4. Communication

*புதுமை

பிரதிநிதித்துவம்

முடிவெடுக்கும்

தொடர்பு

Question 4.
State the importance of Motivation.
Answer:
The goals are achieved with the help of motivation. Motivation includes increasing the speed of performance of a work and developing a
willingness on the part of workers. This is done by a resourceful leader. The workers expect favourable climate conditions to work, fair treatment, monetary or non-monetary incentives, effective communication and a gentlemanly approach.

*உந்துதலின் உதவியுடன் இலக்குகள் அடையப்படுகின்றன. உந்துதல் என்பது ஒரு வேலையின் செயல்திறனின் வேகத்தை அதிகரிப்பது மற்றும் வளர்ப்பது ஆகியவை அடங்கும்

தொழிலாளர்கள் தரப்பில் விருப்பம். இது ஒரு வளமான தலைவரால் செய்யப்படுகிறது. தொழிலாளர்கள் சாதகமான காலநிலை நிலைமைகள், நியாயமான சிகிச்சை, நாணய அல்லது நாணயமற்ற ஊக்கத்தொகை, பயனுள்ள தகவல் தொடர்பு மற்றும் ஒரு மென்மையான அணுகுமுறை ஆகியவற்றை எதிர்பார்க்கிறார்கள்.

Question 5.
What are the main duties of a manager?
Answer:

1. A manager has to act as a representative of a company.
2. The manager has dealings with customers, suppliers, government officials, banks, financial institutions, trade unions, and the like.
3. It is the duty of every manager to have good relations with others.

*ஒரு மேலாளர் ஒரு நிறுவனத்தின் பிரதிநிதியாக செயல்பட வேண்டும்.

மேலாளர் வாடிக்கையாளர்கள், சப்ளையர்கள், அரசு அதிகாரிகள், வங்கிகள், நிதி நிறுவனங்கள், தொழிற்சங்கங்கள் மற்றும் பலவற்றோடு பரிவர்த்தனை செய்கிறார்.

மற்றவர்களுடன் நல்லுறவு கொள்வது ஒவ்வொரு மேலாளரின் கடமையாகும்.

IV. Long Answer Questions:

Question 1.
Explain the various functions of management.
Answer:
Main Functions:
Planning:

• “Thinking before doing” or “Look Before you Leap” are the traditional proverbs which provide a basis or logic for planning.
• Planning is the primary function of management.
• Nothing can be performed without planning.

Motivating:

• The goals are achieved with the help of motivation.
• It includes increasing the speed of performance of a work and developing a willingness on the part of workers.
• It may be monetary [cash] or non-monetary [kind].

Controlling:

• It is performed to evaluate the performance of employees and deciding increments and promotion decisions.
• It helps to identify under performers and arranging remedial training for them.
• It compares the actual performance with predetermined standards, [other functions – organising – Directing – Co-ordination – Staffing]

Subsidiary Functions:
Innovation:

• It refers to the preparation of personnel and organisation to face the changes made in the business world.
• It includes developing new products, new techniques in production, new package, the new design of a product, and cost reduction.

Decision making:

• Every employee of an organisation has to take a number of decisions every day.
• Decision-making helps in the smooth functioning of an organisation. [Other Functions – Representation – Communication].
• ****************************************************
• 
  

12th Commerce /Management By Objectives/ (MBO) Management By Exception (MBE)/ Textbook Exercise Questions and Answers:

I. Choose the Correct Answer:

Question 1.

_________ System gives full Scope to the Individual Strength and Responsibility.
(a) MBO
(b) MBE
(c) MBM
(d) MBA
Answer:
(a) MBO

Question 2.
Which is the First step in Process of MBO?
(a) Fixing Key Result Area
(b) Appraisal of Activities
(c) Matching Resources with Activities
(d) Defining Organisational Objectives
Answer:
(d) Defining Organisational Objectives

Question 3.
_________ keeps Management Alert to Opportunities and Threats by Identifying Critical Problems.
(a) MBA
(b) MBE
(c) MBM
(d) MBO
Answer:
(b) MBE

Question 4.
Delegation of Authority is Easily Done with the Help of _________
(a) MBM
(b) MBE
(c) MBO
(d) MBA
Answer:
(c) MBO

II. Very Short Answer Questions:

Question 1.
Define-MBO
Answer:
“MBO is the establishment of effective standards for managerial positions and the periodic conversion of those into measurable time-bound vertical and horizontally and with future planning” – PROF. REDDIN.

Question 2.
What are the objectives of MBO?
Answer:
Management by objectives is intended primarily:

1. to measure and judge performance.
2. to relate individual performance to organisational goals.
3. to clarify both the job to be done and the expectations of accomplishment.
4. to foster the increasing competence and growth of the subordinates.

Question 3.
Bring out the meaning of MBE.
Answer:
MBE is a style of Business Management that focuses on identifying and handling cases that deviate from the norms.

Question 4.
Mention any two advantages of MBO.
Answer:

1. Managers are involved in objectives setting at various levels of management under MBO and this commitment ensures hard work to achieve them.
2. MBO process helps the managers to understand their role in the total organisation.

Question 5.
Write any two importance of MBE.
Answer:

1. It saves the time of managers because they deal only with exceptional matters. Routine problems are left to subordinates.
2. It focuses managerial attention on major problems. As a result, there is better utilisation of managerial talents and energy.

Question 6.
What is known as KRA?
Answer:
Key Result Areas (KRA) are fixed on the basis of organisational objectives premises. KRA are arranged on a priority basis. KRA indicates the strength of an organisation.

III. Short Answer Questions:

Question 1.
Write the features of MBO.
Answer:

1. An attempt is made by the management to integrate the goals of an organisation and individuals. This will lead to effective management.
2. MBO tries to combine the long run goals of organisation with short run goals.
3. Management tries to relate the organisation’s goals with society goals.

Question 2.
What are the processes involved in MBO?
Answer:

1. Defining Organisational Objectives
2. Goals of Each Section
3. Fixing Key Result Areas
4. Setting subordinate objectives or targets
5. Matching Resources with objective
6. Periodical Review meetings
7. Appraisal of Activities
8. Reappraisal of objectives

Question 3.
What are the Processes of MBE?
Answer:

1. Primarily, it is necessary to set objectives or norms with predictable or estimated results,
2. These performances are assessed and get equated to the actual performance.
3. Next, the deviation gets analysed. With an insignificant or no deviation, no action is – required and senior managers can concentrate on other matters.

Question 4.
List out any Four processes of MBO.
Answer:

1. Defining Organisational Objectives
2. Goals of Each Section
3. Fixing Key Result Areas
4. Setting subordinate objectives or targets

IV. Long Answer Questions:

Question 1.
What are the major advantages of MBO?
Answer:
The advantages of MBO are explained below :

1. Managers are involved in objectives setting at various levels of management under MBO and this commitment ensures hard work to achieve them.
2. MBO process helps the managers to understand their role in the total organization.
3. The manager recognizes the need for planning and appreciates the planning.
4. MBO provides a foundation for participative management. Sub-ordinates are also involved in goal setting.
5. A department does not work at cross purpose with another department.
6. In other words, each department’s objectives are consistent with the objectives of the whole organization.
7. Systematic evaluation of performance is made with the help of MBO.
8. MBO gives the criteria of performance. It helps to take corrective action.
9. Delegation of authority is easily done with the help of MBO.
10. MBO motivates the workers by job enrichment and makes the jobs meaningful.
11. The responsibility of a worker is fixed through MBO.

Question 2.
What are the advantages of MBE?
Answer:
Management by exception provides the following advantages:

1. It saves the time of managers because they deal only with exceptional matters. Routine problems are left to subordinates.
2. It focuses managerial attention on major problems. As a result, there is better utilisation of managerial talents and energy.
3. It facilitates delegation of authority. Top management concentrates on strategic decisions
   and operational decisions are left to the lower levels. There is increase in span of control. This leads to motivation and development of subordinates.
4. It is a technique of separating important information from unimportant one. It forces managers to review past history and study-related business data for identifying deviations. There is a better use of knowledge of trends, history, and available business data.
5. MBE keeps management alert to opportunities and threats by identifying critical problems. It can avoid uninformed and impulsive action.
6. Management by exception provides better yardsticks for judging results. It is helpful in objective performance appraisal.

Question 3.
Explain the various disadvantages of MBO.
Answer:

• MBO fails to explain the philosophy, most of the executives do not know what is MBO? How MBO works? Why is MBO? How participants can benefit from MBO?
• MBO is a time-consuming process.
• MBO leads to heavy expenditures and requires heavy paperwork.
• MBO considers only short-term objectives, does not consider long-term objectives.
• MBO is not possible for the status of subordination and proper objective setting.
• MBO is rigid one objective should be changed according to the changing circumstances external
  or internal. If it is done, the planned results cannot be obtained.

Question 4.
Discuss the disadvantages of MBE.
Answer:

1. MBE’s main disadvantage is only the managers have powers over really important decisions, which can be demotivating for employees at a lower level.
2. MBE takes time to pass the issues to managers managing employees who deviate from the normal procedures.
3. Because compliance failures are considered difficult to managers and typically find themselves with limited job duties and ultimately dismissed or terminated.